Organização de pastas: o método morfogênico para achar qualquer arquivo em dois cliques

Um método prático de organização de pastas que combina PARA, Johnny Decimal e tags para encontrar arquivos em dois cliques.

Abri um diretório qualquer do meu computador e senti aquela sensação familiar: mil nomes, nenhuma ordem. Lembrei das gavetas do meu orientador no doutorado — uma aparente bagunça que, por algum motivo, funcionava para ele. Só que eu não sou ele, e o tempo que eu perdia buscando uma versão antiga de um artigo começou a doer. Foi assim que comecei a desenhar o que hoje chamo de sistema morfogênico para organização de pastas — uma fusão prática entre o método PARA, o Johnny Decimal e o poder das tags.

A ideia é simples: se você quer encontrar quase tudo em dois cliques, pare de criar hierarquias infinitas e aprenda a combinar critérios. Pastas não são relicário; são ferramentas cognitivas. Elas existem desde o começo da computação porque ajudam a estruturar pensamento. Mas a facilidade digital de criar pastas não veio acompanhada de disciplina. O resultado: arquivos espalhados, dúvidas sobre onde salvar e perda de tempo que se repete diariamente.

Comecei pelo PARA porque ele é elegante na função: Projetos, Áreas, Recursos e Arquivo. Colocar tudo primeiro numa pasta “Arquivo [data]” e separar os projetos em andamento dá uma visibilidade imediata do que exige ação. Testei isso em meses de pesquisa: ter uma pasta clara de projetos salva mais tempo do que qualquer busca por palavra-chave. Contudo, PARA sozinha gera subpastas profundas — e aí entra o incômodo da profundidade.

Para controlar isso, adotei a regra do Johnny Decimal: limitar o primeiro nível a cerca de 7–10 pastas e cada uma com até 10 subpastas. O truque é numeração inteligente: 10.00–10.99 para uma categoria, 20.00–20.99 para outra. Isso tira da cabeça o peso de memorar dezenas de pastas e transforma o sistema em algo semelhante a uma biblioteca bem catalogada. Quando você abre a raiz, não há 40 nomes; há 8 a 10 itens, cada um com sentido claro.

Mas a redundância continua sendo o grande inimigo. Onde colocar aquele contato que é tanto pessoal quanto profissional? É aqui que as tags — e, quando preciso, uma nota centralizada no Obsidian — salvam o dia. Em vez de forçar o arquivo a escolher um único lar, eu o ponho no local que faz mais sentido funcional (por exemplo: /ÁREAS/Contatos) e aplico tags para “trabalho”, “pessoal”, “arquitetura”, “marcenaria”. Quando preciso filtrar, as tags me mostram — instantaneamente — todos os arquivos que correspondem a uma combinação de rótulos.

Chamar esse arranjo de “morfogênico” é proposital: morfogênese é formar-se enquanto se desenvolve. Meu sistema não é rígido; ele permite que a estrutura cresça de forma organizada. Comece com duas camadas sólidas (categoria + subcategoria) e deixe as exceções acontecerem com parcimônia — uma sub-subpasta aqui e ali quando um tema realmente demanda profundidade. A regra prática é: se você precisa criar mais de três níveis para um assunto, reavalie — talvez deva virar uma Área própria ou um Projeto separado.

Onde o Obsidian entra na história? Ele funciona como um cofre e uma camada de consulta. Em vez de abrir pastas manualmente, eu navego por notas, links e buscas dentro do Obsidian: a interface é um espelho das minhas pastas no disco, mas com o bônus das backlinks, anotações sobre arquivos e tags visíveis. Se você ainda está hesitante com ferramentas novas, saiba que nada impede aplicar o morfogênico apenas com pastas convencionais — a disciplina importa mais que o app. Mas usar o Obsidian acelera a recuperação e amplia possibilidades (comentários em PDFs, preview integrado, linkagem entre notas).

Na prática, três ações para começar hoje: 1) mova tudo para uma pasta “Arquivo [data]”; 2) identifique seus projetos ativos e crie a pasta Projetos; 3) desenhe até 10 categorias principais seguindo Johnny Decimal e comece a migrar arquivos com tags simples. Em paralelo, teste o Obsidian como interface — você vai agradecer quando procurar por “contrato + 2023 + cliente X” e encontrar resultado imediato.

Tenho compartilhado esse procedimento em textos e vídeos aqui no Teck AI; quem leu nossa série sobre organização do conhecimento sabe que a tecnologia avança, mas o pensamento organizado é atemporal. No fim das contas, a organização de pastas é menos sobre técnica e mais sobre economia de atenção. Menos cliques perdidos significa mais tempo para pensar, criar e executar.

Se começar agora, você terá um sistema que cresce com você — e que, em poucos dias, reduz a frustração de nunca achar o que procura. Se quiser, no próximo post eu mostro um mapa de pastas numerado pronto para baixar e um passo a passo para migrar sua bagunça atual em uma tarde. Experimente e conta pra mim como ficou: sempre aprendo com o que vocês testam.

— Chip Spark